La dématérialisation des factures peut changer les factures papiers en factures électroniques. Mais, au-delà de cette action administrative facile, la dématérialisation des factures permet d'obtenir un gain d'économie substantielle et une productivité. Quand il s'agit d'une dématérialisation, vous devez envoyer une facture par email. Voulez-vous savoir les solutions qui sont actuellement disponibles sur le marché pour dématérialiser vos factures ?
La solution simple, mais plus risquée : la signature électronique
L'issue la plus simple est de former vos factures au format PDF et de les transmettre par voie numérique, à condition de pouvoir vérifier une piste d’audit ou une signature numérique.
Si cette solution est la plus facile, et fournit un gain financier en termes d’argent et de temps. Vous n'avez pas besoin de faire les impressions et de publier, elle n’est sûrement pas la plus efficace. En fait, au recueil, le format PDF n'aide pas à exploiter les données. Il faut imprimer la facture avant d'être traitée.
Si vous choisissez cette issue, vous n'aurez qu'à prévoir une piste d’audit efficiente ou une signature numérique de vos factures.
La solution OCR pour dématérialiser vos factures
L’OCR facture est d'un procédé qui aide à saisir les données d’une facture PDF à l'aide d'une reconnaissance oculaire des caractères. L'OCR facture permet de modifier n’importe quel dossier en document accessible avec votre logiciel. Lorsque la dématérialisation est faite, il est plus simple de rechercher une donnée dans les documents, car la technologie OCR modifie une image en PDF texte : cela permet de faciliter la recherche textuelle quand c'est nécessaire.
La solution complète : la facturation par voie numérique
La solution de signature électronique et la solution OCR facture sont des meilleures solutions pour diffuser sur la voie du Papier Zéro. Mais, une solution complète de dématérialisation des factures par voie électronique est l’option la plus promotionnelle et la plus payante pour une société qui cherche à perfectionner ses opérations comptables. Elle emploie le système d’échange de modalités informatisées. Ce dernier signifie un partage entre ordinateurs des preuves de paiements et des factures. C’est une issue complète, car elle protège toutes les étapes comptables de la facturation avec un devis, pour passer par la facturation ensuite jusqu’au remboursement par voie numérique. Quand vous adoptez, avec vos fournisseurs et vos consommateurs, ce genre de technologie, vous pénétrez dans une ère récente du traitement des données comptables.
Ces trois grandes solutions visent à bien dématérialiser vos factures. C'est à vous donc de choisir.